Nhà thầu và nhân sự
Khai báo nhà thầu, hồ sơ nhân viên, mã nhân viên và thông tin liên hệ.
Tổng quan vận hành
Nhu cầu, xác nhận, có mặt và thiếu người theo ngày, ca và nhóm việc.
Nhân sự nội bộ đã xếp ca theo nhóm
Đếm nhân sự duy nhất theo lịch ngày đang xem; không phải số có mặt thực tế.
Kế hoạch và vận hành xe nhập/xuất
Theo dõi xe theo tình trạng thực tế trong ngày.
Thiếu nhân lực theo nhu cầu đã duyệt
Cảnh báo điều hành
Vận hành và chấm công QR
Khai báo, xác nhận, chấm công thực tế và tự quét thẻ QR tại kiosk.
Nhu cầu nhân lực của kho
Giám sát kho lập nhu cầu; quản lý kho duyệt nhu cầu.
Hộp việc của nhà thầu
Chỉ các yêu cầu đã được Quản lý kho phân bổ và phát hành cho đơn vị bạn mới xuất hiện ở đây. Chọn nhiều nhân viên, sau đó gửi danh sách một lần.
Phân bổ và phát hành nhu cầu cho nhà thầu
Chỉ nhu cầu đã duyệt mới được phân bổ. Nhà thầu chỉ nhìn thấy yêu cầu phát hành cho đúng đơn vị của mình.
Quét thẻ QR chấm công
Đầu đọc QR USB có thể nhập trực tiếp vào ô quét. Chọn đúng lượt vào hoặc ra ca để hệ thống đối chiếu bảng công; camera cần được cấp quyền trên thiết bị.
Hướng dẫn QR, kiosk và chấm công
QR chỉ dùng để nhận diện thẻ. Nhân viên kho vẫn cần đối chiếu người thực tế khi cần; hệ thống từ chối nhân sự chưa được xác nhận, đã duyệt nghỉ hoặc thuộc kỳ đã khóa.
1. Mã QR / đầu đọc QR là gì?
Mỗi nhân viên được Quản lý kho cấp một thẻ QR tại mục Nhà thầu và nhân sự. Khi vào hoặc ra ca, đặt con trỏ vào ô này rồi quét bằng đầu đọc USB/Bluetooth hoặc dùng camera. Đầu đọc QR hoạt động như bàn phím: mã sẽ tự điền vào ô quét.
2. Mã thiết bị / kiosk dùng thế nào?
Đặt một mã cố định cho từng điểm quét, ví dụ GATE-A-01 hoặc KIOSK-KHO-02. Dùng cùng mã cho toàn bộ lượt quét tại thiết bị đó để truy vết khi có lỗi, thất lạc thẻ hoặc tranh chấp công.
3. Vị trí quét ghi gì?
Ghi vị trí vật lý dễ kiểm tra, ví dụ Cổng nhân sự phía Bắc, Cửa kho A hoặc Khu đóng gói. Không ghi thông tin cá nhân vào ô này.
Quy trình mỗi ca: chọn đúng ca và lượt Vào/Ra → quét thẻ → đối chiếu tên trả về → xử lý ngoại lệ khi cần. Có thể dùng nút Tick vào / Tick ra trong danh sách bên dưới khi không dùng QR.
Ngoại lệ quét QR và điều chỉnh chấm công
Quên thẻ, thiếu lượt vào/ra, lỗi thiết bị hoặc quét sai ca phải có lý do, người xác nhận và cấp duyệt.
Danh sách nhân lực theo ngày
Nhà thầu và nhân sự
Quản lý danh mục, hồ sơ công nhân, ngừng hoạt động hoặc xóa khi chưa phát sinh lịch sử.
Thêm nhà thầu
Nhóm công việc
Ca làm việc
Hồ sơ nhân viên nhà thầu
Danh sách nhà thầu
Danh mục nhóm việc và ca
Danh sách nhân viên nhà thầu
Thiết lập & danh mục
Trung tâm các khai báo chuẩn dùng chung. Các thao tác vận hành theo ngày vẫn thực hiện tại từng màn hình nghiệp vụ.
Chỉ thay đổi danh mục khi đã được phê duyệt. Quyền hiển thị dưới đây là lớp hướng dẫn giao diện; máy chủ vẫn là nơi kiểm soát quyền cuối cùng.
Nhóm công việc và ca làm
Chuẩn hóa nhóm việc, ca, thời gian làm việc và thời gian nghỉ để dùng xuyên suốt ứng dụng.
Danh mục khách hàng
Tạo mới, ngừng dùng hoặc nhập danh mục khách hàng từ Excel/CSV. Kế hoạch xe vẫn cho phép nhập tên tự do khi khách chưa có trong danh mục.
Nhân sự nội bộ và phạm vi
Khai báo đội nội bộ, vị trí, tài khoản được gán phạm vi và quyền thao tác theo nhóm.
Định mức năng suất
Thiết lập định mức tháng theo từng nhóm làm cơ sở quy đổi nhu cầu nhân lực.
Đơn giá và kỳ đối soát
Khai báo đơn giá, đơn giá Lễ/Tết và tạo kỳ đối soát trước khi tính chi phí.
Hợp đồng và an toàn
Khai báo hợp đồng, hồ sơ pháp lý, PPE và chứng chỉ trước khi phân công nhân sự.
Vai trò và tài khoản
Cấp tài khoản, gán vai trò, phạm vi nhà thầu và kiểm tra ma trận trách nhiệm theo ca.
Vai trò điều hành theo ca
Giám sát và Trưởng ca Vận hành theo dõi nhân lực, tiến độ ca và cập nhật thực tế trong phạm vi được gán. Giám sát và Trưởng ca Chứng từ lập kế hoạch xe, ghi nhận xe đến/rời kho. Giám sát KCS theo dõi tuân thủ chất lượng và điều kiện an toàn. Mọi quyền ghi nhận thực tế chỉ mở khi tài khoản có vai trò phù hợp và scope đang hiệu lực.
Nhân sự nội bộ
Điều hành đội Kiểm hàng, Soạn hàng, Tài xế xe nâng, Chứng từ và KCS; hoàn toàn tách biệt với dữ liệu nhà thầu.
Đang chuẩn bị dữ liệu nhân sự nội bộ…
Cảnh báo phủ ca và nhu cầu nguồn lực
Ca 1 07:00–15:00 và Ca 2 14:00–22:00 cần 2 Trưởng vận hành, 1 Trưởng ca Chứng từ, 1 KCS. Ca hành chính 08:00–17:00 từ Thứ 2 đến Thứ 7 cần 1 Trưởng vận hành, 1 Trưởng Chứng từ, 1 KCS. Chủ nhật không áp định biên cố định.
Nhu cầu nhân lực theo kế hoạch xe
Hệ thống chỉ tự tính khi nhóm đã có định mức của tháng đang xem. Nếu định mức để trống, nhu cầu được ghi nhận là cần bổ sung dữ liệu thay vì tự suy diễn số người.
Hồ sơ nhân sự nội bộ
Định mức năng suất theo tháng
Kiểm hàng, Soạn hàng và Xe nâng dùng tấn/giờ-người. Chứng từ dùng lượt xe hoặc số đơn hàng/giờ-người. Nếu để trống, hệ thống không tự quy đổi nhu cầu nhân lực cho nhóm đó.
Phạm vi nhân sự nội bộ
Quản lý kho gán Trưởng nhóm hoặc nhân viên Chứng từ/Kiểm hàng vào đúng nhóm việc; dữ liệu và thao tác được giới hạn theo phạm vi đã gán.
Lịch nhân sự nội bộ theo tháng
Trưởng nhóm chỉ lập lịch trong phạm vi của mình. Mọi điều chỉnh sau công bố phải có lý do thực tế.
Nhập hoặc xuất lịch tháng bằng Excel
Chỉ nhập lịch nháp trong phạm vi nhóm được giao. Tệp được kiểm tra đầy đủ trước khi ghi; các dòng bị bỏ khỏi tệp không bị xóa khỏi lịch hiện có.
Danh sách nhân sự nội bộ
Định mức tháng đang xem
Lịch đã lập
Kế hoạch & vận hành xe nhập/xuất
Chứng từ lập kế hoạch và ghi giờ xe đến/rời kho; Kiểm hàng ghi giờ bắt đầu/kết thúc nhập xuất.
Đang chuẩn bị dữ liệu kế hoạch và vận hành xe…
Kế hoạch xe nhập / xuất
Nhân viên Chứng từ lập kế hoạch theo ngày và ghi nhận giờ xe. Nhu cầu thuê nhân lực nhà thầu do Giám sát kho & vận hành lập tại mục Nhu cầu nhân lực.
Nguyên tắc ghi nhận thực tế
Giờ xe đến/rời kho do Chứng từ ghi nhận. Giờ bắt đầu/kết thúc nhập xuất do Kiểm hàng ghi nhận. Quản lý kho và Giám sát kho có toàn quyền điều chỉnh theo thực tế.
Trình tự được hệ thống kiểm soát: xe đến → bắt đầu nhập/xuất → hoàn tất nhập/xuất → xe rời kho. Mỗi lần cập nhật đều lưu nhật ký người thao tác và thời điểm.
Danh sách xe theo ngày
Hiển thị kế hoạch, mốc thực tế và tình trạng vận hành.
Lịch phân ca và lịch nghỉ
Lập năng lực tuần/tháng trước khi chuyển thành danh sách nhân sự thực tế.
Tạo lịch phân ca
Nguyên tắc điều hành
Lịch phân ca là kế hoạch năng lực. Việc khai báo người cụ thể chỉ được thực hiện sau đó và hệ thống sẽ chặn người đã có nghỉ phép được duyệt.
Giám sát kho lập lịch; quản lý kho có toàn quyền điều chỉnh.
Đăng ký lịch nghỉ
Quyền duyệt nghỉ
Quản lý kho có thể duyệt hoặc từ chối kèm lý do. Lịch đã duyệt là ràng buộc dữ liệu, không chỉ là cảnh báo trên màn hình.
Danh sách lịch nghỉ
Hợp đồng, hồ sơ pháp lý và an toàn
Quản lý hợp đồng nhà thầu, tệp pháp lý, PPE và chứng chỉ an toàn theo nhân sự.
Hợp đồng nhà thầu
Tải hồ sơ pháp lý hoặc an toàn
Tệp nằm trong kho tài liệu riêng, chỉ người đúng phạm vi mới xem được qua liên kết có hạn.
PPE nhân sự
Chứng chỉ an toàn
Hợp đồng và hồ sơ
PPE và chứng chỉ
Điều kiện làm việc
Kiểm tra điều kiện nhân sự trước khi xác nhận phân công, quét QR và chấm công.
Công nhân không đủ điều kiện phải bị chặn ở phân công và QR. Ngoại lệ chỉ áp dụng theo thời hạn, do Quản lý kho phê duyệt và luôn lưu lý do, biện pháp kiểm soát rủi ro cùng bằng chứng.
Danh sách điều kiện làm việc
Hiển thị điều kiện chi tiết và lịch sử ngoại lệ của từng người.
Trung tâm ngoại lệ và CAPA
Ghi nhận, phân công, theo dõi hạn xử lý và đóng việc có bằng chứng.
Danh sách ngoại lệ
Chi tiết và lịch sử xử lý
Chọn một ngoại lệ để xem nguyên nhân gốc, hành động khắc phục, bằng chứng và lịch sử xử lý.
Đơn giá và đối soát
Tổng hợp công đã duyệt, đơn giá có thời hạn hiệu lực và khóa toàn bộ công khi khóa kỳ.
Khai báo đơn giá giờ công
Tạo kỳ đối soát
Khi khóa kỳ, toàn bộ bản ghi công trong kỳ sẽ chuyển sang trạng thái khóa và không còn sửa được.
Danh sách đơn giá
Đơn giá ngày Lễ, Tết theo khung giờ
Khai báo mức giá thay thế cho từng khoảng giờ trong đúng ngày Lễ/Tết. Khi tính đối soát, hệ thống ưu tiên khung giá phù hợp trước đơn giá ngày thường.
Nếu ca qua ngày, hãy khai báo khung giờ theo ngày bắt đầu ca và kiểm tra bảng công trước khi khóa kỳ. Không tạo các khung giờ chồng lấp cho cùng nhà thầu, nhóm việc và ngày.
Bảng công và chi phí đối soát
Xuất Excel theo kỳ. In / lưu PDF dùng chức năng in của trình duyệt để giữ chữ tiếng Việt.
Nhập hóa đơn nhà thầu
Chi tiết dòng hóa đơn
Các dòng của hóa đơn đang chọn
Đối soát 3 chiều
So sánh đơn giá/hợp đồng, công đã duyệt và hóa đơn nhà thầu trước khi phê duyệt thanh toán.
Danh sách hóa đơn nhà thầu
Duyệt hóa đơn chỉ khi các chênh lệch đã được giải trình hoặc phê duyệt ngoại lệ.
Nhật ký hệ thống
Tra cứu thao tác bảo mật và vận hành đã được lưu.
Quản lý tài khoản
Tạo, gán quyền, khóa/mở, thay đổi phạm vi nhà thầu và thu hồi phiên đăng nhập khi cần.
Tạo tài khoản thủ công
Danh sách tài khoản HR
Thay đổi quyền, vô hiệu hóa hoặc thu hồi phiên đều phải có lý do và được ghi audit.
Ma trận quyền đang áp dụng
Quyền xem và quyền thực thi dưới đây được kiểm soát đồng thời tại giao diện và máy chủ. Quản lý kho có toàn quyền trên mọi tác vụ.