Tổng quan vận hành
Nhu cầu, xác nhận, có mặt và thiếu người theo ngày, ca và nhóm việc.
Thiếu nhân lực theo nhu cầu đã duyệt
Cảnh báo điều hành
Vận hành và chấm công QR
Khai báo, xác nhận, chấm công thực tế và tự quét thẻ QR tại kiosk.
Nhu cầu nhân lực của kho
Giám sát kho lập nhu cầu; quản lý kho duyệt nhu cầu.
Hộp việc của nhà thầu
Chỉ các yêu cầu đã được Quản lý kho phân bổ và phát hành cho đơn vị bạn mới xuất hiện ở đây. Chọn nhiều nhân viên, sau đó gửi danh sách một lần.
Phân bổ và phát hành nhu cầu cho nhà thầu
Chỉ nhu cầu đã duyệt mới được phân bổ. Nhà thầu chỉ nhìn thấy yêu cầu phát hành cho đúng đơn vị của mình.
Quét thẻ QR chấm công
Đầu đọc QR USB có thể nhập trực tiếp vào ô quét. Chọn đúng lượt vào hoặc ra ca để hệ thống đối chiếu bảng công; camera cần được cấp quyền trên thiết bị.
Hướng dẫn QR, kiosk và chấm công
1. Mã QR / đầu đọc QR là gì?
Mỗi nhân viên được Quản lý kho cấp một thẻ QR tại mục Nhà thầu và nhân sự. Khi vào hoặc ra ca, đặt con trỏ vào ô này rồi quét bằng đầu đọc USB/Bluetooth hoặc dùng camera. Đầu đọc QR hoạt động như bàn phím: mã sẽ tự điền vào ô quét.
2. Mã thiết bị / kiosk dùng thế nào?
Đặt một mã cố định cho từng điểm quét, ví dụ GATE-A-01 hoặc KIOSK-KHO-02. Dùng cùng mã cho toàn bộ lượt quét tại thiết bị đó để truy vết khi có lỗi, thất lạc thẻ hoặc tranh chấp công.
3. Vị trí quét ghi gì?
Ghi vị trí vật lý dễ kiểm tra, ví dụ Cổng nhân sự phía Bắc, Cửa kho A hoặc Khu đóng gói. Không ghi thông tin cá nhân vào ô này.
Quy trình mỗi ca: chọn đúng ca và lượt Vào/Ra → quét thẻ → đối chiếu tên trả về → xử lý ngoại lệ khi cần. Có thể dùng nút Tick vào / Tick ra trong danh sách bên dưới khi không dùng QR.
Ngoại lệ quét QR và điều chỉnh chấm công
Quên thẻ, thiếu lượt vào/ra, lỗi thiết bị hoặc quét sai ca phải có lý do, người xác nhận và cấp duyệt.
Danh sách nhân lực theo ngày
Nhà thầu và nhân sự
Quản lý danh mục, hồ sơ công nhân, ngừng hoạt động hoặc xóa khi chưa phát sinh lịch sử.
Thêm nhà thầu
Nhóm công việc
Ca làm việc
Hồ sơ nhân viên nhà thầu
Danh sách nhà thầu
Danh mục nhóm việc và ca
Danh sách nhân viên nhà thầu
Nhân sự nội bộ
Điều hành đội Kiểm hàng, Soạn hàng, Tài xế xe nâng, Chứng từ và KCS; hoàn toàn tách biệt với dữ liệu nhà thầu.
Cảnh báo phủ ca và nhu cầu nguồn lực
Ca 1 07:00–15:00 và Ca 2 14:00–22:00 cần 2 Trưởng vận hành, 1 Trưởng ca Chứng từ, 1 KCS. Ca hành chính 08:00–17:00 từ Thứ 2 đến Thứ 7 cần 1 Trưởng vận hành, 1 Trưởng Chứng từ, 1 KCS. Chủ nhật không áp định biên cố định.
Nhu cầu nhân lực theo kế hoạch xe
Hệ thống chỉ tự tính khi nhóm đã có định mức của tháng đang xem. Nếu định mức để trống, nhu cầu được ghi nhận là cần bổ sung dữ liệu thay vì tự suy diễn số người.
Hồ sơ nhân sự nội bộ
Định mức năng suất theo tháng
Định mức được chốt sau tháng vận hành. Nếu để trống, hệ thống không tự quy đổi nhu cầu nhân lực cho nhóm đó.
Phạm vi Trưởng nhóm nội bộ
Quản lý kho gán từng Trưởng nhóm vào đúng nhóm việc; RLS sẽ chỉ trả về dữ liệu thuộc phạm vi đã gán.
Lịch nhân sự nội bộ theo tháng
Trưởng nhóm chỉ lập lịch trong phạm vi của mình. Mọi điều chỉnh sau công bố phải có lý do thực tế.
Kế hoạch xe nhập / xuất
Nhóm Chứng từ lập kế hoạch theo ngày; đề xuất tăng ca hoặc thuê ngoài cần Quản lý kho duyệt.
Danh sách nhân sự nội bộ
Định mức tháng đang xem
Lịch đã lập
Kế hoạch phương tiện
Lịch phân ca và lịch nghỉ
Lập năng lực tuần/tháng trước khi chuyển thành danh sách nhân sự thực tế.
Tạo lịch phân ca
Nguyên tắc điều hành
Giám sát kho lập lịch; quản lý kho có toàn quyền điều chỉnh.
Đăng ký lịch nghỉ
Quyền duyệt nghỉ
Quản lý kho có thể duyệt hoặc từ chối kèm lý do. Lịch đã duyệt là ràng buộc dữ liệu, không chỉ là cảnh báo trên màn hình.
Danh sách lịch nghỉ
Hợp đồng, hồ sơ pháp lý và an toàn
Quản lý hợp đồng nhà thầu, tệp pháp lý, PPE và chứng chỉ an toàn theo nhân sự.
Hợp đồng nhà thầu
Tải hồ sơ pháp lý hoặc an toàn
Tệp nằm trong kho tài liệu riêng, chỉ người đúng phạm vi mới xem được qua liên kết có hạn.
PPE nhân sự
Chứng chỉ an toàn
Hợp đồng và hồ sơ
PPE và chứng chỉ
Điều kiện làm việc
Kiểm tra điều kiện nhân sự trước khi xác nhận phân công, quét QR và chấm công.
Danh sách điều kiện làm việc
Hiển thị điều kiện chi tiết và lịch sử ngoại lệ của từng người.
Trung tâm ngoại lệ và CAPA
Ghi nhận, phân công, theo dõi hạn xử lý và đóng việc có bằng chứng.
Danh sách ngoại lệ
Chi tiết và lịch sử xử lý
Đơn giá và đối soát
Tổng hợp công đã duyệt, đơn giá có thời hạn hiệu lực và khóa toàn bộ công khi khóa kỳ.
Khai báo đơn giá giờ công
Tạo kỳ đối soát
Danh sách đơn giá
Đơn giá ngày Lễ, Tết theo khung giờ
Khai báo mức giá thay thế cho từng khoảng giờ trong đúng ngày Lễ/Tết. Khi tính đối soát, hệ thống ưu tiên khung giá phù hợp trước đơn giá ngày thường.
Bảng công và chi phí đối soát
Xuất Excel theo kỳ. In / lưu PDF dùng chức năng in của trình duyệt để giữ chữ tiếng Việt.
Nhập hóa đơn nhà thầu
Chi tiết dòng hóa đơn
Các dòng của hóa đơn đang chọn
Đối soát 3 chiều
So sánh đơn giá/hợp đồng, công đã duyệt và hóa đơn nhà thầu trước khi phê duyệt thanh toán.
Danh sách hóa đơn nhà thầu
Duyệt hóa đơn chỉ khi các chênh lệch đã được giải trình hoặc phê duyệt ngoại lệ.
Nhật ký hệ thống
Tra cứu thao tác bảo mật và vận hành đã được lưu.
Quản lý tài khoản
Tạo, gán quyền, khóa/mở, thay đổi phạm vi nhà thầu và thu hồi phiên đăng nhập khi cần.
Tạo tài khoản thủ công
Danh sách tài khoản HR
Thay đổi quyền, vô hiệu hóa hoặc thu hồi phiên đều phải có lý do và được ghi audit.
Ma trận quyền đang áp dụng
Quyền xem và quyền thực thi dưới đây được kiểm soát đồng thời tại giao diện và máy chủ. Quản lý kho có toàn quyền trên mọi tác vụ.